Документирование управленческой деятельности в органах государственной налоговой службы украины часть 2

В деловых письмах принято формулировка от первого лица множественного числа — так авторы действуют от имени организации, учреждения, предприятия Напоминаем, что срок выполнения нашего заказа ... Просим сообщить о возможности изготовления партии ЭККА ... Предлагаем новые образцы продукции ... 2. Следует помнить, что местоимение Вы во всех падежных формах пишется с большой буквы. 3. Готовя ответ на письмо, обратите внимание на оформление входящего документа, если его подписал руководитель, то ответ следует адресовать ему, причем подписанную тоже руководителем, а не его заместителем. 4. Не спешите категорически выражать отказ на обращенное к вам просьба, которого вы не можете выполнить — объясните отказ; подумайте, что можете предложить взамен; порекомендуйте обратиться в другую организацию или чуть позже — к вам. Помните о возможности использования вводных слов, которые позволят несколько смягчить отрицательный ответ не только в письмах, но и в других ситуациях официального общения (к сожалению, к большому сожалению, несмотря на наше желание вам помочь ...; расстроены необходимостью отказать ...; нам очень жаль, но ..., очень обидно, но ...; искренне сожалеем, но ...) и пассивных конструкций, акцентируют внимание на действия, а не на исполнителю : Приказ Вами не выполняется вместо Вы не выполняете приказ. Сокращение в деловых текстах Официальный текст воспринимается, в первую очередь, как источник информации, поэтому и требования к нему предъявляются особые: информация должна добываться быстро, легко. С целью уменьшения объема документов на письме нередко применяют сокращенную запись слов и словосочетаний. В общем, сокращаться может любое слово, но в документах разрешается использование только типовых, общепонятных сокращений, закрепленных государственными стандартами. Необходимо помнить, что текст, который изобилует сокращениями, производит негативное впечатление, а иногда возникают трудности и в толковании его содержания.
мебель для ванной под заказ
Поэтому сокращение в документах должны быть оправданными, а их количество ограничено. Различаются два типа сокращений: 1) аббревиатуры, или сложносокращённые слова; 2) графические сокращения. Аббревиатуры используются и в письменном, и в устном общении. Когда написанный текст озвучивается, аббревиатуры могут подаваться без расшифровки. Аббревиатуры образуются разными способами: сочетанием начальных частей слов (Госстрах — государственное страхование, райвоенкомат — районный военный комиссариат); сочетанием начальных звуков слов (КРУ — контрольно-ревизионное управление), сочетанием начальных букв слов (ГНА — Государственная налоговая администрация). Существуют аббревиатуры комбинированного типа — когда сочетаются различные части (например, склады и начальные буквы слов: завуч (зав — заведующий, в — учебной, ч — частью). Аббревиатуры, которые называют единичные учреждения, организации, учреждения пишутся с большой буквы: Нацбанк, Минэнерго. С малой буквы пишутся аббревиатуры, которые являются родовыми названиями: телецентр, финотдел, юрфак, госзаказ. Сложносокращенные слова, образованные из начальных букв собственных и общих названий, заглавными буквами: ГНИ, АТС, ООО, ЗАО, НЛО, ВАК. Общеупотребительные сокращения названий организаций, учреждений, явлений легко расшифровываются, понятные тем, кто пользуется языке. Если возникают трудности в чтении таких сокращений, то следует обращаться к специальным словарям. Иногда из частотность употребления в жизни определенной сложной названия возникает необходимость введения так называемой авторской аббревиатуры, тогда сначала подается развернутая название, в скобках записывается предложенная автором аббревиатура. Далее в тексте это сокращение может писаться без объяснения. Например. Одним из видов территориальных комплексов является региональный инвестиционный комплекс (ГОД), в основе которого лежит строительный цикл, является производственным звеном структуры (из наук. Статьи). Графические сокращения, в отличие от аббревиатур, пригодные только для письменного общения. При устном воспроизведении они обязательно разворачиваются в полное слово или словосочетание. На практике установилось несколько способов графических сокращений: 1) точечный (после части слова ставится точка с. — Страница, ст. — Статья); 2) дефисного (подаются начало и конец слова, на место пропущенной части ставится дефис: хар-ный — характерный, фак-т — факультет); 3) скиснолинийний (как правило, сокращаются словосочетания: с / х — сельское хозяйство, а / я — абонентский ящик, п / — почтовое отделение, после этих сокращений точки не ставятся). В графических сокращениях сохраняется написания заглавных и строчных букв, знаков переноса — как в полных названиях: Сев. -Зап. — Северо-Западный. Напомним общие правила графических сокращений: 1. Слова сокращаются до уровня понятности. 2. Не принято сокращать слова на гласную, если она не начальная в слове, и на мягкий знак. 3. При удвоении одинаковых согласных точка ставится после первой согласной буквы: дневная выработка — ден. выработка, машинное отделение — машин. отделения. При совпадении двух (и более) различных согласных сокращения можно делать как после первого, так и после последнего согласного, в зависимости от структуры слова. 4. Сокращение слова в пределах одного текста должно быть одинаковым: нельзя «институт» сократить «ин». и «ин-т». 5. Названия топографических понятий сокращаются только рядом со словом, к которому относятся (перед или после него с. Острополь Староконстантиновского района Хмельницкой обл.). 6. Названия ученых степеней, званий, должностей и профессий сокращаются непосредственно перед фамилией лица: акад. Вернадский, проф. Харченко, доц. Семеняк. 7. Стандартные сокращения единиц измерения (кг, см, мм, т, ц и т) подаются без точек. Они сокращаются в тексте только рядом с цифровыми обозначениями (220 кВт, 260 т) и в таблицах. Эти сокращения должны соответствовать государственным стандартам. В информационных документах после сокращения слов час, минута, секунда точка ставится (ч., Мин., Сек.). Например: Заседание начнется в 10 часов. 20 мин. Обратите внимание! не сокращаются псевдонимы: нельзя писать Л. Украинка (надо Леся Украинка). Для сокращения имен и отчеств используются инициалы — начальные буквы этих слов. Такие сокращения известны еще с XVIII века. Сокращение типа Ив. (Иван, Иванович), Вас. (Василий, Васильевич) неправильные. Инициалы принято писать перед фамилией: Ю. С. Левковский, Л. И. Гончарук. Если же перед фамилией указывается должность, профессия, ученая степень или звание, то инициалы подаются после фамилии: канд. юрид. наук, доц. Твердохлеб Ю. Д., инспектор Семенюк В. А. В серьезной недостатки текстов документов следует отнести несоответствие формулировок литературным нормам украинского языка, засоренность русизмами.

Комментарии и пинги к записи запрещены.

Комментарии закрыты.