Организация документов на уровне архива, world-heritage-tour.org

Организационно-производственная структура государственных архивов обусловлена основными направлениями их деятельности. Например, в центральных и областных архивах функционируют отделы: комплектования и экспертизы ценности документов; учета и хранения документов; ведомственных архивов и другие. Внутри отделов могут образовываться небольшие производственные единицы (сектора, группы) для более узкой специализации труда. Распределение сотрудников в отделах по должностям осуществляется в соответствии со штатным расписанием. По принятой в настоящее время классификации работники архивного учреждения делятся: руководящий состав — директор, заместители, главный охранник фондов, главный бухгалтер; специалисты — главный, ведущий, 1 и 2-й категорий, старший научный сотрудник, научный и младший научный сотрудники, старший охранник фондов, охранник фондов, реставратор 1 и 2-й категорий; служащие старший мастер, старший кассир, старший инспектор, заведующий канцелярией, оператор, техники различных специальностей, секретарь-машинистка, делопроизводитель и другие; обслуживающий персонал — квалифицированные рабочие, уборщицы, дворники, вахтеры и др. В архивах могут создаваться и внештатные, хозяйственно-расчетные подразделения для упорядочения документов текущего делопроизводства в организациях-фондоутворювачем и финансируются за их счет. Деятельность архивов в значительной степени зависит от их материально-технической базы. Большинство центральных и областных государственных архивов находится в специализированных сооружениях. Они сведены в 1960—1980-х гг. И составляют собой типичные архивохранилища, рассчитанные на хранение около 1 млн. Дел каждое. Архивы оснащено технологическим оборудованием для поддержания температурно-влажностного режима, системами противопожарной сигнализации, автоматического пожаротушения. Часть областных, большинство районных и городских государственных архивов находятся в приспособленных помещениях.
http://world-heritage-tour.org/kak-pravilyno-vbraty-kolyasku-dlya-rebenka/
Для нормального функционирования архивных учреждений с постоянным составом документов, кроме архивохранилищ и технологического оборудования, нужны следующие службы: читальный зал с библиотекой; лаборатория фото — и микрокопированию; реставрационно-переплетная мастерская (участок); ремонтно-техническая мастерская; помещение для научно-справочного аппарата; рабочие комнаты сотрудников и подсобные помещения. Поскольку деятельность архивиста имеет преимущественно творческий, интеллектуальный характер, целесообразной является кабинетная организация труда. При этом надо учитывать рациональное использование рабочей площади, удобство транспортировки документов, производственных коммуникаций и тому подобное. Организация рабочих комнат требует оснащения их соответствующими мебелью, средствами связи, оргтехники, освещения, канцелярскими принадлежностями. Сотрудников также обеспечивают соответствующей справочной, инструктивно-методической литературой, чистыми бланками и формами. От характера работы (руководящая, научная, вспомогательная, техническая) зависит количество сотрудников в рабочих комнатах. Она колеблется от 1 до 3-4 человек, исходя из имеющихся рабочих площадей. Основные требования по оборудованию производственных помещений таковы: средняя площадь на одного сотрудника до 5 кв. м .; мощность настольных ламп — 60-75 Вт, температура воздуха — 18-22 ° С; влажность воздуха — 60-40%; уровень интенсивности звука — не более 40-50 дБ. Важным элементом организации производственного процесса является соблюдение безопасности условий работы, предотвращения травматизма и профессиональных заболеваний. В архивных учреждениях необходимо строго соблюдать правила безопасности при работе с лифтами, подъемными механизмами, электроприборами, ЭВМ, химикалиями и реагентами в процессе микрофильмирования, реставрации и ремонта документов, проведение дезинфекции и тому подобное. 2. ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ АРХИВА И ОСНОВНЫЕ АРХИВНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ Среди производственных подразделений архива главным является архивохранилище — специализированное помещение для хранения документов. Оно, как правило, имеет необходимое технологическое оборудование и оборудование: системы автоматического поддержания температурно-влажностного режима, противопожарной и охранной сигнализации, специального освещения, а также стеллажное оборудование, картонаже, транспортные тележки, раздвижные лестницы, лифтовые подъемники, приборы термо — и гигрометрии т. д. . Но архивохранилище — не только помещение, но и производственное подразделение. Это группа сотрудников, в состав которой может входить разная количество работников, в зависимости от объема работы. Например, архивохранилище и группы, как правило, имеет более 300 тыс. Дел, его обслуживают заведующий архивохранилища, старший охранник фондов и двое охранников фондов. Сотрудники архивохранилища осуществляют весь комплекс работ, связанных с обеспечением сохранности документов — соблюдение температурно-влажностного режима, уборка помещений, дезинфекция и дезинсекция, выдачи и подкладывания дел в картонаж, проведение проверок наличия документов, участие в общественной обзоре состояния их сохранности и тому подобное. Архивохранилища являются объектами режимного порядка и доступ к ним определяется специальной инструкцией и приказом директора. Вход в хранилища лицам, не определенных приказом, категорически запрещено, как и вход в верхней одежде, с сумками и тому подобное. Поддержание оптимального санитарного и температурно-влажностного режима является залогом обеспечения долговечности документов (см. Раздел 10 «Обеспечение сохранности документов»). В основных подразделений архива принадлежит читальный зал, работа которого регламентируется специальными правилами, разрабатывает каждый архив на основе утвержденных Главархивом Украины Правил использования документов НАФ через читальные залы. Они определяют основные функциональные направления деятельности этих подразделений по удовлетворению потребностей граждан в ретроспективной документной информации. К работе в читальном зале допускаются физические и юридические лица, которые в официальной письменной заявлении аргументируют необходимость ознакомиться с документами по той или иной тематике. Соответствующее разрешение дает руководитель архивного учреждения или его заместитель. Такое разрешение действует в течение года. Приступая к работе в читальном зале, граждане знакомятся с правилами, заполняют специальную анкету. Эти документы составляют основу базы данных о составе исследователей и научно-тематическую направленность их интересов. Заказ документов осуществляется после просмотра исследователем описаний, картотек, каталогов и другой справочного аппарата. Данные о необходимые документы вносятся в бланки заказов и передаются заведующему читальным залом для исполнения. Как правило, исследователь заказывает не более 10 дел в день. Поступление заказанных дел фиксируются в журнале, а исследователь расписывается в получении их в бланке заказов. Дела, с которыми работают граждане, хранятся в специальных шкафах-боксах не более одного месяца, а затем возвращаются к архивохранилищ. При выдаче и приеме дела просматривают сотрудники, чтобы выявить полноту листов, их повреждения и тому подобное.

Комментарии и пинги к записи запрещены.

Комментарии закрыты.