Документирование управленческой деятельности в органах государственной налоговой службы украины

30 — отметка о переносе данных на машинный носитель; 31 — отметка о поступлении. На документах реквизиты должны располагаться в соответствии с формуляра-образца, с соблюдением полей, установленных ГОСТом 6.38 — 90: левое поле — 20 мм, верхнее поле — не менее 10 мм; правое и нижнее — не менее 8 мм (схематическое расположение реквизитов см. на стр. 9). Оформление бланков документов Бланк документа — это лист бумаги соответствующего формата, на который заранее нанесены постоянные реквизиты и оставлено место для переменной информации, вносимой при оформлении (изготовление) конкретного документа. Есть два вида бланков ОРД: — для служебных писем; — общий бланк. При изготовлении бланков для писем в них обязательно указываются реквизиты 1-3, 6-9, а также указывается место для реквизитов 11-13. Общие бланки (для приказов, распоряжений, протоколов и других ОРД) должны иметь реквизиты 1-3, 6-8, а также определены места для реквизитов 10-12, 14 В управленческой деятельности ОГНС практикуется изготовление на основе общего бланка специальных бланков для отдельных видов документов — чаще приказов и распоряжений, протоколов, справок и тому подобное. Расположение постоянных реквизитов на бланках может быть продольным или угловым, центрированным или флаговых. Схематическое расположение реквизитов на бумаге формата А4 продольное расположение реквизитов предполагает их нанесения вдоль верхней части листа; угловое — в левом верхнем углу. Как продольное, так и угловое расположение реквизитов может быть центрированным (каждая строка реквизита равно удален от левого и правого полей листа) и флаговых (каждая строка начинается от левого поля листа). Кроме упомянутых бланков, могут изготавливаться должностные бланки, в которых указывается дополнительный реквизит «Название должности». Располагается он ниже реквизита 7. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета.
скрипт социальной сети
Требования к текстам документов Текст — центральный реквизит любого документа. Это и структурная его часть, несет наибольшую информационную нагрузку. Правильно построенный текст, удачные формулировки определяющих эффективность воздействия документа на адресата. В структуре текста можно вычленить несколько логических элементов, способствующих правильной последовательности изложения содержания: 1) вступление, в котором указываются причины составления документа, характеризуется социальная ситуация или условия написания; в этой части текста могут делаться ссылки на распорядительные документы высших органов или организаций, обусловили оформления документа; 2) основная часть, где излагается суть вопроса, анализируются факты, цифры, доказательства, аргументы; 3) окончание (заключительная часть) содержит суть документа (предложение, просьба, решения и т. п.). Выражением композиционного строения документа выступает рубрикация — выделение отдельных частей текста, объединенных содержанием, логически завершенных — графическое, с помощью заголовков и тому подобное. Универсальным средством рубрикации является абзац — отступ от начала строки на пять знаков, а также часть текста между двумя такими отступлениями. Структурно абзац представляет собой отдельную законченную мысль. Абзацы для лучшего членение текста могут дополняться нумерацией его частей. В практике ведения документации используются две системы нумерации 1) буквенно-цифровая (традиционный); 2) цифровая (сравнительно новая). Буквенно-цифровая нумерация базируется на использовании различных графических знаков — цифр (римских, арабских), букв. Различающееся значение имеют также знаки препинания после цифр и букв (точка, скобка). Схематически этот способ нумерации можно изобразить следующим образом: А. Б. В. Г. ... И ИИ ИИИ IV ... 1) 2) 3) 4) ... а) б) в) г) ... 1 Однако на практике большие буквы почти не используются. Значительные части документа нумеруются римскими буквами, после которых ставятся точки. Структурные части следующего порядка обозначаются арабскими цифрами с точкой (предложение после них всегда начинается с большой буквы). Мелкие подразделения обозначаются арабскими цифрами со скобкой (точка после скобки не ставится фраза пишется со строчной буквы). Наименьшие структурные части нумеруются строчными буквами украинского алфавита со скобкой после них. Для важных по значению и значительных по объему частей текста используются специальные наименования — «часть», «раздел», «глава», «параграф» и т. п., которые также нумеруются. Следует помнить, что нумерация рубрик возможна тогда, когда есть хотя бы два однородных элементы перечисления; однотипные средства выделения (слова, цифры, буквы) могут применяться только к однородным частей текста. В последнее время в условиях преобладания машинной обработки информации получает распространение цифровая система нумерации, по которой используются только арабские цифры, после которых ставятся точки, словесный текст пишется с большой буквы. Номера крупнейших по объему частей текста состоят из одной цифры. На второй ступени разделения составные части имеют номера из двух цифр (например, 1.1.; 1.2.; 1.3. и т. д.); на третьем — из трех (1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. и т. д.) Таким образом, номер каждой составной части включает номера частей высших степеней разделения. Количество цифр в номере части указывает на количество уровней или ступеней разделения. В отличие от предыдущего, традиционного способа нумерации, цифровой не имеет ограничений по глубине разделения текста. В отдельных случаях могут использоваться и заголовки к частям документа. Специфика речевого оформления документа определяется многими факторами: 1) сферой общения (документы используются в официальной сфере с устойчивыми иерархическими отношениями, регулируются правовыми нормами); 2) авторством документов (независимо от непосредственного составителя, автором выступает организация, учреждение, предприятие в целом. Хотя деловой бумагу подписывает один человек, автор — «коллектив», должностное лицо-составитель выступает от имени юридического лица); 3) повторяемость управленческих действий и ситуаций, что приводит повторяемость управленческой информации, а следовательно — использование одних и тех же языковых средств; 4) тематической ограниченностью круга вопросов, которые находят отражение в определенных видах документов. В процессе многолетнего использования прошел отбор наиболее подходящих языковых средств, способствующих эффективности документов. Обязательным требованием к оформлению любого документа является соответствие нормам официально-делового стиля. Официально-деловой стиль — это система языковых средств (слов, словосочетаний, предложений), способов их сочетания, используемые в официальном общении.

Комментарии и пинги к записи запрещены.

Комментарии закрыты.