Организация документов на уровне архива часть 2

Для учета затрат времени при составлении плана дирекция архива руководствуется «Нормативами трудоемкости основных видов работ, выполняемых в государственных архивах Украины», которые утверждаются приказом начальника Главархива Украина. Например, приема дел на государственное хранение общего делопроизводства -450 дел — 1 человеко-день; личного происхождения — 200 дел или 3, 5 тыс. л. — 1 человеко-день; страхового фонда — 6 тыс. кадров — 1 человеко-день. Выполнение запросов: по документами — 3 справки — 1 человеко-день; по справочной картотеке — 9 справок — 1 человеко-день. Подготовка статьи, обзора; научного доклада — 1 печать. л. — ЗО человеко-дней; методического пособия, методики, инструкции — 1 печать. л. — 26 человеко-дней. Введение этих нормативов способствует повышению производительности труда, унификации производственных процессов, налаживанию учета выполненных работ. Архивы с переменным составом документов планируют работу в соответствии с требованиями государственных администраций, их планы могут быть годовыми, полугодовыми или квартальными. Характерной особенностью их является усиленное внимание к таким видам работ, как контроль за деятельностью архивных подразделений и служб текущего делопроизводства учреждений, предприятий и организаций, прием документов на временное хранение и передача их на постоянное государственное хранение. В архивных учреждениях практикуют и составления индивидуальных рабочих планов сотрудников.
http://flyinsky.ru/directions/MOW/AER
Для контроля за выполнением плановых заданий в архивах используют различные формы учета труда. Самой распространенной является ведение дневников, в которых руководитель отдела заносит цифровые показатели рубежного контроля. В производственных подразделениях ежемесячно, а в пределах архивного учреждения — ежеквартально подводят итоги выполнения плана. Государственные архивы отчитываются по нескольким статистическим формам. Форма № 1 представляет собой паспорт архивного учреждения, где есть данные о количестве сооружений, объем и площадь архивохранилищ, протяженность стеллажного оборудования, количество рабочих комнат, читальных залов, вспомогательных помещений. Далее есть количественные характеристики документов на бумажной основе (фондов, дел и т. п.), кино- , фото — и фоно документов. В следующем разделе паспорта помещены данные о количестве и состоянии научно-справочного аппарата (описаний, книг учета, карточек, объем информации, введенной к компьютерам и т. д.). Последний раздел паспорта касается кадрового состава (всего работников, в т. ч. руководящих, специалистов, служащих и других). Паспорт заполняют по состоянию на 1 января текущего года и подают в Главархива Украины до 1 февраля. Форма № 2 — отчет о выполнении плана развития архивного дела. Составляется по основным направлениям деятельности архива: обеспечение сохранности документов, создание и развитие научно-справочного аппарата, использование и публикация документов. К этой форме включают виды работ, единицу измерения, плановое задание и фактическое выполнение. Данный отчет также подают до 1 февраля. Местные архивные учреждения с переменным составом документов отчитываются по форме № С о состоянии и объем документов НАФ, находящихся на ведомственном хранении. Представляют сведения о количестве учреждений — источников комплектования, имеющиеся помещения, количество работающих, характеристики состава документов и тому подобное. По этой форме архивы (архивные подразделения) подают сведения государственным архивам областей до 20 января. Архивы отчитываются и о численности, составе и движении работников, занимающих должности руководителей и специалистов (форма № И-К), и о численности отдельных категорий работников (форма № 6-ПВ). Отчеты подают до 5 января. Кроме того, составляют бухгалтерскую отчетность по формам, установленным для бюджетных организаций. Как уже отмечалось, архивные учреждения финансируются преимущественно из государственного бюджета. Единственной формой внебюджетных поступлений раньше были средства от деятельности хозяйственно-расчетных подразделений за платное упорядочение документов министерств и ведомств, предприятий, учреждений и организаций. В условиях рыночных отношений ретроспективная информация документов является товаром. Это стимулирует экономическую деятельность архивных учреждений, расширение сферы архивных услуг. Запросы физических и юридических лиц можно выполнять и за плату. Наиболее распространенными формами такого использования документов является выполнение заказов на изготовление микрофильмов или ксерокопий. Практикуют также предоставление документов для экспонирования на выставках, в телепередачах, для киносъемок. В архиве выполняются тематические запросы, состоят исторические справки, готовятся сборники документов. Довольно распространены заказ генеалогического характера. Расценки и тарифы на основные виды работ и услуг утверждает Главархив Украины. Цены за выполненные работы зависят прежде всего от категории документов (уникальные, ценные и другие), и от амортизационных расходов на микропленку, бумагу, электроэнергию и тому подобное. С отдельными пользователями документов могут согласовываться договорные цены. Средства, полученные от экономической деятельности, используют на материальное поощрение работников, развитие технической базы, хозяйственные нужды архива. Итак, основные вопросы организации работы архивных учреждений связанные с социальными функциями архивов как центров хранения и использования информационных ресурсов. Статус, задачи, формы и содержание деятельности архивов обусловливают их структуру, кадровый, материально-технический и финансовый потенциал. Деятельность архивных учреждений регламентируется нормативными актами, отражается в планах работы и отчетах. ВЫВОДЫ Итак, Список литературы:

  1. Архивоведение: Элементарный учебник: Услуги. для самообразования и для уч. зак. / Авторы: Барвинский В., Веретенников В., Герасименко Ф. и др. — X .: Сов. Школа, 1932. -22с.
  2. Введенский А. А., Дядиченко Е. А., Стрельский Е. И. Вспомогательные исторические дисциплины: Краткий курс. — К., 1963. — 207 с.
  3. Веретенников В. Архивоведение: Лекция и / Всеукраинский институт повышения квалификации педагогов. — Харьков, Одесса: Высшая школа, 1931. — 21 с.
  4. Романовский В. Очерки по архивоведения История архивного дела на Украине и принципы подчинения в архивах. — X .: Изд-во ЦАУ СССР, 1987. — 170 с.
  5. Сергазин Ж. Ф. Основы обеспечения сохранности документов. — М .: Высш. шк., 1986. -239с.

Комментарии и пинги к записи запрещены.

Комментарии закрыты.