Сроки исполнения документов, порядок контроля за выполнением документов. особенности организации конфиденциального делопроизводства, использования документов с

Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке направляются в структурные подразделения, ответственных за возбуждаемые в документе вопросы. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК по реестру. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. Рассматривая документ, руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного выполнения. Срочные документы передаются немедленно. В случае необходимости размножения документа или при других факторах, вызывающих невозможность немедленного передачи исполнителю служебного документа, передается регистрационная карточка или используется другая форма его информирования. Выполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством учреждения или руководителями структурных подразделений, подготовку к отправке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, который должен быть направлен больше чем четырем адресатам, исполнитель готовит список отправляться.
Stanislav Shevotsukov
Для оперативного решения вопросов без составления дополнительных документов исполнитель может вносить отметки на документе: дате поступления (если время между поступлением документа и его доставкой к исполнителю не совпадает), дату промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.) , дату и результаты окончательного выполнения. При наличии ответственного исполнителя остальные исполнители обязаны своевременно и качественно провести анализ информации и подать ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые материалы (проекты документов, справки, сведения и т. д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность использованной при подготовке документа. Контроль за исполнением документов осуществляется на регистрационно-контрольных карточках (РКК). При взятии документа на контроль на левом поле его первого листа проставляется штамп «Контроль» или буква «К», после чего документ передают исполнителю, а дополнительный экземпляр РКК относится к контрольной картотеки. РКК документов, находящихся на контроле, группируются в специальной контрольной картотеке или в соответствующем разделе справочной картотеки по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (постановления, распоряжения, приказы, решения и т. п.). Данные о ходе исполнения документов, полученные по телефонному запросу или при проведении проверки структурного подразделения — исполнителя, вносятся в РКК в графу «Контрольные отметки». При этом предыдущие запись не зачеркиваются. В учреждении с объемом документооборота свыше 25 тыс. Документов в год периодически складываются и направляются в структурные подразделения-исполнителей перечни не исполненных в установленный срок документов. После заполнения соответствующих граф перечни возвращаются к контрольной службы. В учреждении с большим объемом документооборота контроль за исполнением документов может производиться с помощью печатных средств. При автоматизированной формы контроля поиски необходимой информации осуществляются с видом документа, датой, исполнителем, корреспондентом, сроком выполнения и содержанием. Документ считается исполненным только тогда, когда поставленные в нем вопросы решены и корреспонденту дан ответ по существу. После выполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только то лицо, которое поставило его на контроль; при этом на документе и РКК делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся в РКК. При автоматизированной формы контроля после выполнения документа изготавливается машинограма, полностью заполнена РКК, которая используется в справочном дублированном массиве, которое передается на хранение в ведомственный архив вместе с документами. Данные о последствиях выполнения взятых на контроль документов периодически обобщаются и докладываются руководству учреждения 2. Особенности организации конфиденциального делопроизводства, использования документов с ограниченным доступом. Стремительные изменения, произошедшие в экономике Украины, переход к новым формам хозяйствования в различных сферах деятельности предприятий, учреждений, организаций привели к значительному росту объемов информации, классифицированной как информация с ограниченным доступом. По уровню доступа документа информацию определяют как открытую (общедоступную) и с ограниченным доступом — конфиденциальную и секретную информацию. Поэтому закономерно насущная необходимость несанкционированного доступа к такому виду информации, решить которую призвано конфиденциальное делопроизводство. Конфиденциальное делопроизводство целом базируется на тех же принципах, что и общее (открытое), однако в то же время имеет ряд существенных отличий. Организационно-технологическими особенностями конфиденциального делопроизводства прежде всего является: — жесткое регламентирование состава документов и процесса документирования, в том числе и по проектам создаваемых документов; — обязательный учет всех экземпляров конфиденциальных документов, включая их проект; — максимальная полнота регистрационных данных о каждом документе ограниченного доступа; — фиксация прохождения и места нахождения каждого документа; — проведения систематических проверок наличия документов; — произвольная система допуска к документам и дел; — строгие требования к условиям хранения документов и к их использованию; — персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность документов и порядок пользования ими. Конфиденциальное делопроизводство распространяется не только на служебные документы, но и на их проекты, черновики, которые не имеют соответствующих реквизитов, однако содержат информацию, нуждается в защите. Защита коммерческой тайны требует нормативно-правового регулирования. Законодательство оперирует такими понятиями, как «конфиденциальная информация», «секретная информация», «коммерческая тайна», «банковская тайна». В соответствии со ст. 28 Закона Украины «Об информации», утвержденного Постановлением ВР от 02.10.1992 г... № 2658-ХII, по режиму доступа информация делится на открытую информацию и информацию с ограниченным доступом. Определяя правовые основы информационной деятельности, упомянутый Закон дает толкование понятия «доступа к информации» как предусмотренный правовыми нормами порядок получения, использования, распространения и хранения информации.

Комментарии и пинги к записи запрещены.

Комментарии закрыты.

Вы ищите где автокраны в аренду